När en organisation står inför en förändring är det viktigt att ha ett 360-graders perspektiv, vilket förändringsledning ofta bidrar med. I många förändringsprojekt saknas dock förändringsledning. Det innebär att risken ökar för att projekt resulterar i misslyckande och därmed går investerad tid och pengar förlorade.

Vad är förändringsledning?

Förändringsledning är precis vad det låter som, ledning av förändring. Det innebär att man vägleder individer mot önskat läge och beteende för att se till att förändringsprojektets resultat används. I ett bredare och mer långsiktigt perspektiv kan man säg att förändringsledning innebär att man ändrar beteendet inom en organisation. Ju större förändring av människors beteende som krävs desto viktigare är det med förändringsledning. Beteendeförändring av en organisation innebär såklart att det krävs beteendeförändring på grupp och individnivå också.

Genom att använda sig av förändringsledning vill man ofta uppnå att ett förändringsprojekt förändras av individerna själva. Detta för att på så sätt kunna få långsiktig effekt. Om individerna blir påtvingade en förändring riskerar de att inte ändra sitt nuvarande beteende mer än en kort stund och faller ofta tillbaka i ursprungligt läge.

Varför är förändringsledning viktigt?

För att lyckas med förändringsprojekt och uppnå satt effektmål är det viktigt att inkludera förändringsledning. Anledningen till det är för att förändringsprojekt tenderar att försumma de mjuka värdena om de drivs enbart med projektledning i fokus. De mjuka värdena står för den mänskliga delen i projektet och är minst lika viktigt som de hårda värdena är för ett framgångsrikt projekt.

Säg till exempel att ett nytt IT-system ska implementeras för att effektivisera administrationen i en verksamhet. Om inte individerna som sköter administrationen vill förändra sättet de arbetar på så kommer troligtvis inte effektmålet att uppnås. Därav är det viktigt att ledningen av förändringen görs med ett heltäckande perspektiv för att inte missa vitala delar så som att individen påverkas av förändringen.

Vid ett förändringsprojekt är det vidare viktigt att ledningen tar hänsyn till organisationskulturen. Som skrivet i ett tidigare inlägg, Organisationskultur – Att skapa och förändra, så påverkar kulturen beteendet inom verksamheten. Detta gör att det inte enbart är individen som måste ändra sitt beteende för att kunna lyckas med förändringsprojekt. Det är även grupper och hela organisationen som måste ändra sitt beteende. Därav måste organisationskulturen tas med i beräkningen vilket förändringsledning gör.

Hur gör man en lyckad förändring i en organisation?

Att lyckas med förändringsprojekt kräver förändringsledning som tar hänsyn till alla faktorer och situationer som kan tänkas påverka ett sådant projekt. Det finns många olika modeller som kan hjälpa till i arbetet. Men modellerna fokuserar ofta på ett proaktivt förhållningssätt istället för att planera för att även agera reaktivt. Det behövs trots allt båda.

Proaktiv förändringsledning

Först och främst är det hur förändringen kommuniceras och hur den upplevs som spelar roll för hur förändringsprojektet utvecklas. Man ska inte underskatta vikten av ärlig kommunikation för att bygga förtroende.

Vidare kan man kan se en organisation som en iskub. Förändringen som organisationen ska genomgå är upptining, förändring och sedan återfrysning. För att göra denna procedur finns många olika sätt att göra det på. En modell som rekommenderas, tack vare sin bredd och tydlighet, är 8-stegs modellen skapad av John Kotter, professor vid Harvard Business School.

  1. Framhäva en känsla av angelägenhetIdentifiera och kommunicera hot och möjligheter.
  2. Sätt samman en styrande grupp – Grupp med förändringsmandat, kompetens och status.
  3. Besluta vision och målsättning – Konkret sammanfattande bild över vad som ska åstadkommas.
  4. Kommunicera visionen och målsättningen – Konsekvent och frekvent kommunikation.
  5. Öka medarbetares delaktighet – Tillgodose medarbetare med resurser för att eliminera hinder.
  6. Framhålla snabba vinster – Kommunicera och beröm snabba resultat för att övertyga tvivlare.
  7. Kontinuerliga framsteg och upprätthåll förändringens momentum – Konstant uppföljning, utvärdering och arbete mot målet. Kommunikation är viktigt genomgående.
  8. Förankra förändringen – Förankra förändringen i organisationskulturen genom aktiviteter och kommunikation om effekten av den.

Reaktiv förändringsledning

När det kommer till förändringsprojekt, eller förändringar generellt, så går människor igenom olika stadier. Det börjar med att man ser förändring som ett hot, vilket innebär att man först förnekar den och att man sedan gör motstånd. Men i anpassningsfasen övergår synen på förändringen från hot till möjlighet. Man börjar då undersöka förändringen, vilket i sin tur leder till att man accepterar den.

Dessa fyra stadier, förnekande, motstånd, undersökande och acceptans måste alla hanteras på olika sätt. Många gånger brister modeller i att belysa dessa, vilket är något man måste ha i åtanke när man arbetar med förändringsprojekt.

I punktform nedan tas de vanligare felen upp vid arbete med förändringsprojekt.

  • Förtroendet för den som initierar och leder förändringen är lågt och prioriteras inte.
  • Kommunikationen angående förändringsprojektet påbörjas för sent, upplevs inte äkta eller är för lite och sällan.
  • Motståndet och missnöjet för förändringen mäts inte/hanteras inte.
  • Kontrollen över utvecklingen av förändringsprojektet överskattas.
  • Tilltron till användningen av modeller överskattas.
  • Medarbetarnas engagemang eller åsikter försummas.

 Vill du ha mer kunskap och tips angående förändringsprojekt och förändringsledning? Kontakta oss på Envida så berättar vi gärna mer.